Правила учета ведения журнала коммуникации организации

Оглавление:

Какие журналы инструктажей должны быть в организации


Ознакомление сотрудников с правилами безопасного поведения на производстве является главной задачей для любого работодателя, поскольку об этом указано в ст. 212 Трудового кодекса РФ. Планомерное информирование работников о том, какие факторы при выполнении трудовых обязанностей потенциально опасны для их здоровья и жизни, предотвращает возникновение чрезвычайных происшествий. Следовательно, всем организациям необходимо создать систему нормативной документации и правильный порядок их использования.

Организация безопасного поведения на производстве невозможна без ведения журналов по охране труда.

Они необходимы для фиксации инструктажей, проводимых для сотрудников предприятия. Руководитель должен позаботиться о назначении ответственного лица по охране труда, который будет проводить обучение трудящихся безопасным правилам поведения на производстве и делать записи об этом в соответствующих журналах. Хранить документацию необходимо на протяжении сроков, указанных в нормативном акте Минкультуры.

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г.

N 558 Существует много форм журналов, которые применяются для ОТ. Это обусловлено многочисленным количеством разного рода инструкций для сотрудников. Независимо от направления деятельности предприятия и профессий, для всех сотрудников требуется проводить обязательные инструктажи.

К ним относятся:

  1. ознакомление с инструкциями по ТБ при трудоустройстве нового работника на рабочее место;
  2. периодические обучения трудящихся правилам противопожарной безопасности и охраны труда.

Факт проведения каждого работника фиксируют в журналах по охране труда. Каким образом работодатель может подтвердить факт информирования или обучения своих работников правилам техники безопасности?

Конечно же, только имеющимися журналами, в которых стоят даты и подписи сотрудников, проинструктированные инженером по ОТ.

Если вдруг на предприятии произойдет чрезвычайное происшествие, то обязательно проводится расследование его обстоятельств.

Журнал учета документов

— реестр, облегчающий учет документов, имеющих разное предназначение и контроль над соблюдением сроков их обработки и исполнения.

При составлении формы журнала учета документов, работодателю необходимо обратить внимание на состав обязательных реквизитов, установленных для того или иного типа регистрируемых документов.

На что обратить внимание при разработке и заполнении журнала учета документов рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

  1. какие виды журналов учета документов существуют;
  2. какие графы включить в журнал учета первичных документов;
  3. каковы недостатки и преимущества ведения бумажного журнала учета документов;
  4. какие графы включить в журнал учета нормативных документов;
  5. зачем нужен журнал учета документов;
  6. как долго хранится журнал регистрации.

Все деловые бумаги, составляющие документооборот компании, являются документами, то есть, имеют юридическую значимость. Составляются они с различными целями — информационными, распорядительными, инструктивными, заявительными и пр.

Почти во всех случаях обработки и использования документов необходим контроль над их исполнением. Он может быть осуществлен только в том случае, когда документ прошел внутреннюю регистрацию, то есть, ему был присвоен регистрационный номер и сведения о нем были внесены в журнал учета документов. Все процедуры, составляющие процессы создания, получения и обработки документов, строго регламентированы.

Это основное условие их юридической силы. Порядок регистрации деловых бумаг установлен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно этому стандарту, регистрация документа — это внесение учетных сведений о нем в реестр, имеющий установленную форму.

Сведения, в том числе, фиксируют факт создания документа, его получения, отправления или передачи для исполнения. При этом для точной и однозначной идентификации, документу присваивается учетный регистрационный номер — специальный реквизит, считающийся обязательным.

О ведении оперативного журнала

В связи с обращением различных организаций по ведению оперативного журнала на щитах управления или диспетчерских пунктах при эксплуатации и оперативном управлении работой электроустановок в соответствии с требованиями п.; ; (5 изд.) и п.п.Б.2.1.6; Б.2.2.5; Б.2.2.66; Б.2.2.70; Б.2.3.54 ПТБ при эксплуатации электроустановок потребителей (4 изд.) Главгосэнергонадзор Россииразъясняет:1.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью.

На последней странице делается запись о количестве прошнурованных листов и ставится подпись ответственного за электрохозяйство предприятия (цеха, участка и др.) или его заместителя.На лицевой стороне обложки журнала указываются название — «Оперативный журнал» и даты начала и окончания ведения журнала.2.

Журнал должен постоянно находиться на рабочем месте оперативного (оперативно-ремонтного) персонала.

Заполненные журналы хранятся в течение 3-х лет со дня последней записи.3. Ответственность за правильность и достоверность записей несет персонал, сделавший запись в оперативном журнале.4. Каждая страница журнала должна содержать три графы по форме, данной в Приложении 1.В первой графе «Дата и время» ставится дата и время (число, месяц, год, часы и минуты) начала смены, а по окончании ее — конца смены.

Далее (в течение смены) ставится время (часы, минуты) каждого записываемого события (сообщения, распоряжения, указания, выполнения оперативного переключения и т.д.).Во второй графе «Содержание сообщений.» записывается должность и фамилия лица, с кем ведутся оперативные переговоры, содержание сообщений, распоряжений, указаний, полученных или отданных оперативным персоналом (начальником смены, дежурным диспетчером, дежурным электромонтером) или оперативно-ремонтным персоналом.В третьей графе «Визы, замечания» не реже двух раз в месяц делаются отметки о правильности ведения журнала ответственным лицом за электрохозяйство (его заместителем) или начальником электроцеха (его заместителем).5. При записях в оперативном журнале рекомендуется

Правила учета ведения журнала коммуникации организации

> > Регистрация входящих бумаг осуществляется после первичного просмотра, распределения и обработки. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года, регистрационный номер и дата регистрации составляют обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 12. После присвоения регистрационного номера основные сведения сведения о документе вносятся в журнал учета документов.

Обратите внимание: с 1 июля 2017 года ГОСТ Р 6.30-2003 будет заменен новым ГОСТом Р 7.0.97-2016. Исходящие документы, создаваемые и подписываемые в компании, должны регистрироваться в день подписания.

Инфо Для компании же такой журнал полезен тем, что с помощью него фиксируется реально отработанное время сотрудника. Журнал регистрации входящей и исходящей документации, в котором отображена информация о входящей и исходящей документации.

Есть и специальные журналы по экономике предприятия. Это может быть кассовая книга и журнал кассира-операциониста.

В большинстве организаций расчет производится через кассовый аппарат — по наличному и безналичному расчету, поэтому ведение такой книги позволяет фиксировать все эти процессы. Регистрация журналов на предприятии ведется в отдельном журнале.

В случае, когда необходимости в кассовом аппарате нет, например, при оказании услуг населению, используются бланки строгой отчетности. Внимание Их также должны регистрироваться в специальном журнале учета нормативных документов. Поскольку эти документы находятся в открытом доступе и в подразделениях имеются их копии, такой журнал ведется с целью не проконтролировать исполнение данных документов, а учесть их наличие.
Соответственно, нет необходимости включать в такой журнал графу с указание должности и фамилии исполнителя, а также его подписи.

Образец журнала учета нормативных актов представлен ниже.

Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей

1.8.1. У каждого Потребителя должна быть следующая техническая документация:

  1. акты приемки скрытых работ, испытаний и наладки электрооборудования, приемки электроустановок в эксплуатацию;
  2. должностные инструкции по каждому рабочему месту, инструкции по охране труда на рабочих местах (оператору персональной электронно-вычислительной машины (далее — ПЭВМ), по применению переносных электроприемников и т.п.), инструкции по пожарной безопасности, инструкции по предотвращению и ликвидации аварий, инструкции по выполнению переключений без распоряжений, инструкция по учету электроэнергии и ее рациональному использованию, инструкции по охране труда для работников, обслуживающих электрооборудование электроустановок. Все инструкции разрабатываются с учетом видов выполняемых работ (работы по оперативным переключениям в электроустановках, верхолазные работы, работы на высоте, монтажные, наладочные, ремонтные работы, проведение испытаний и измерений и т.п.) и утверждаются руководителем Потребителя.
  3. исполнительные рабочие схемы первичных и вторичных электрических соединений;
  4. утвержденная проектная документация (чертежи, пояснительные записки и др.) со всеми последующими изменениями;
  5. производственные инструкции по эксплуатации электроустановок;
  6. технические паспорта основного электрооборудования, зданий и сооружений энергообъектов, сертификаты на оборудование и материалы, подлежащие обязательной сертификации;
  7. акты разграничения сетей по имущественной (балансовой) принадлежности и эксплуатационной ответственности между энергоснабжающей организацией и Потребителем;
  8. генеральный план с нанесенными зданиями, сооружениями и подземными электротехническими коммуникациями;

Комплект указанной выше документации должен храниться у Потребителя и при изменении собственника передаваться в полном объеме новому владельцу.

Порядок хранения документации устанавливается руководителем Потребителя.

1.8.2.

Как правильно вести журналы регистрации

Специалистам кадровых служб ежедневно приходится иметь дело с большим количеством самых разных документов. Приказы, трудовые договоры, справки, заявления и личные дела отражают движение персонала.

Для того чтобы без труда разобраться в этом массиве бумаг, необходимо вести их учет, фиксируя документы в специальных учетных журналах. Журналы регистрации Начнем с того, что существует два термина бумажных носителей по учету документов: журналы и книги.

Учетный журнал и учетная книга — по сути одно и то же, и давать им разные «имена» — всего лишь дань традиции. С точки зрения русского языка правильнее все подобные комплекты страниц, фиксирующих какие-либо факты или документы, называть журналами (классный журнал, вахтенный журнал и т.п.).

А книгами принято считать художественные, информационные, справочные или документальные издания, несущие в себе информацию иного уровня.

Итак, журналы по учету кадров ведут для того, чтобы:

  1. регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
  1. организовать учет персонала и его движения (приемов на работу, переводов, отпусков, убытий в командировки, увольнений);
  1. наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
  1. облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Все ли журналы нужны Не все учетные журналы обязательны к ведению.

А наличие некоторых зависит к тому же от потребностей и особенностей компании.

Если в компании не ведутся личные дела работников, то и незачем заводить журнал их регистрации. А если, например, сотрудники часто ездят в командировки, то без соответствующих журналов учета просто не обойтись.

Однако есть один документ, который все организации должны вести обязательно. Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. № 69. Так, в различных организациях кадровые службы ведут совершенно разное число журналов — от двух до двадцати пяти и даже более.

Журналы

Очистить Журнал – это книга для фиксации сведений и документов, ведения учета. Является ключевым элементом в ведении документооборота.

Существует много видов журналов. Их перечень зависит от специфики работы компании.

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов.

Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих. Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы.

Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек.

Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией. Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов: Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения.

Как правило, он запрашивается в ходе проверки. Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии.

А потому это важный документ, который нуждается в учете. Журнал учета трудового времени.

Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП. Журнал учета командировочных.

Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу.

То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.

Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов.

В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.

Какие журналы обязательно нужно вести в организации?

В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе.

Журнал входящей и исходящей документации.

Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить:

  1. на обязательные для ведения;
  2. на рекомендуемые.

Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см.

Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа.
таблицу ниже по тексту. Образцы оформления журналов можете посмотреть пройдя по ссылкам: Читайте о еще больше по ссылке.

Обязательные для заполнения Рекомендуемые для заполнения Подробности в материалах Системы Кадры: Мы рассказывали ранее об в материале по ссылке.

1.Справочник: Журналы учета и регистрации Наименование журнала(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Предусмотрена , утвержденными Утверждена Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении 75 лет Предусмотрена , утвержденными Утверждена Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации 75 лет Не предусмотрена Произвольная Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований Трудового кодекса РФ 5 лет Не предусмотрена Произвольная Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах 75 лет Предусмотрена Типовая, утверждена Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц 5 лет Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания Постоянно Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации 75 лет Предусмотрена Трудового кодекса РФ, Утверждена Для отражения информации, места

Какие журналы по охране труда должны быть в организации?

    / /

12 октября 2020 0 Рейтинг Поделиться Какие журналы должны быть по охране труда (далее также — ОТ) на предприятии, определяется спецификой его деятельности. Какие журналы по ОТ должны вестись в организациях, каковы правила их ведения и сроки хранения, что еще полезно знать по этой теме, расскажем в нашей статье. Журналы по ОТ используются для того, чтобы систематизировать необходимую информацию, осуществлять оперативный контроль в сфере ОТ на предприятии и фиксировать сведения о соблюдении сроков для проведения обязательных инструктажей персонала.

Список журналов по ОТ, которые обязательно должны быть на предприятии, зависит от специфики его хоздеятельности, а также того, какие специалисты участвуют в производственном процессе.

Однако есть и такие регистры, наличие которых обязательно в любой организации. Это журналы: Регистрации:

    Вводного инструктажа по ОТ — согласно ст. 212, 225 ТК РФ и Порядку обучения, утв. совместным постановлением Минтруда и Минобразования от 13.01.2003 № 1/29, содержит информацию о вновь принятых сотрудниках, с которыми был проведен инструктаж, инструкторе (с указанием должностей), дате проведения, при этом каждая запись заверяется подписями инструктора и инструктируемого. Форма журнала приведена в приложении А4 к ГОСТ 12.0.004-2015. Первичного (повторного, внепланового и т. д.) инструктажа по ОТ на рабочем месте — согласно ст. 225 ТК и названному Порядку, содержит информацию о сотрудниках, которые прошли инструктаж, организованный непосредственным руководителем подразделения. Инструктаж завершается устной проверкой знаний. По завершении инструктажа в журнале ставится отметка о предоставлении допуска к самостоятельной работе. Несчастных случаев на производстве — форма данного регистра под № 9 утверждена постановлением Минтруда «Об утверждении форм документов…» от 24.10.2002 № 73.

Нов-электро

ВВЕДЕНИЕ Инструкция определяет порядок ведения оперативного журнала и ведение оперативных переговоров.

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ Настоящая инструкция предназначена для оперативного персонала и определяет порядок ведения оперативного журнала и ведение оперативных переговоров.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Оперативный журнал – основной документ дежурного персонала всех ступеней, в котором оформляются записи оперативно-диспетчерского характера по управлению режимом работы энергетического оборудования, изменений состояния электроснабжения и электрооборудования, распоряжений руководящего технического персонала о допуске к работе и выводе оборудования в ремонт, о работе устройств защиты и автоматики, о проведенных осмотрах и выявленных нарушениях в работе электрооборудования, о выполненных переключениях по устранению аварий и нарушениях в работе электрооборудования, о работе, выполняемой в порядке текущей эксплуатации. 3. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 3.1 Оперативный журнал относится к документам строгого учета, должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. На лицевой стороне обложки журнала указывается название – «Оперативный журнал» и даты начала и окончания ведения журнала.

На последней странице делается запись о количестве прошнурованных листов и ставится подпись ответственного за электрохозяйство или его заместителя.

3.2 Журнал должен постоянно находиться на рабочем месте оперативного (оперативно-ремонтного) персонала. Заполненные со дня последней записи. 3.3 Ответственность за правильность и достоверность записей несет лицо, сделавшее запись в оперативном журнале.

4. СОДЕРЖАНИЕ ОПЕРАТИВНОГО ЖУРНАЛА Каждая страница журнала должна содержать три графы.

4.1 В первой графе “Дата, время” ставится дата и время (число, месяц, год, часы и минуты) начала смены, а по окончании ее – конца смены. Далее, (в течение смены) ставится время (часы, минуты) каждого записываемого события (сообщения, распоряжения, указания, выполнения оперативного переключения и т.д.), т.е. записывается начало оперативных действий.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

> >

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в .Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки.

Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

  1. повышает продуктивность работы.
  2. помогает контролировать работу подчиненных;
  3. сокращает сроки исполнения поручений руководства;
  4. облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.В

Р-ССК-01-2016 Рекомендации о порядке ведения общего журнала учета выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства (по состоянию на 01.10.2018)

СОЮЗ СТРОИТЕЛЬНЫХ КОМПАНИЙ УРАЛА И СИБИРИ Р-ССК-01-2016 Рекомендации актуализированы по состоянию на 01.10.2018 г. Настоящие рекомендации, о порядке ведения общего журнала учета выполнения работ, при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства разработаны специалистами ООО «Инжстройпроект» И.Е.Видениным, С.А.Дацко. Рекомендации разработаны на основании технического задания, утверждённого генеральным директором Челябинского межрегионального Союза строителей от 10.05.2016, и утверждены общим собранием ССК УрСиб, протокол от 20.10.2016 N 19.

Рекомендации предназначены для строительных организаций, членов ССК УрСиб, выполняющих функции генерального подрядчика или подрядчика при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства, а также для застройщиков и технических заказчиков. Рекомендации разработаны с учетом требований нормативных документов, регламентирующих требования к порядку и правилам ведения исполнительной документации при строительстве объектов капитального строительства. Рекомендации разработаны в качестве практического пособия по реализации требований и , а также для: — обеспечения содержания в общем журнале работ полной и достоверной информации о технологической последовательности выполнения работ, выполнении необходимых операций контроля, результатах контроля, сведений об устранении выявленных несоответствий и обеспечения объективного решения вопросов, возникающих в ходе строительства объекта или после его завершения; — обеспечения единства подходов строительных организаций, членов ССК УрСиб, выполняющих функции генерального подрядчика или подрядчика при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства, а также для застройщиков и технических заказчиков.

В настоящих рекомендациях применены термины и определения в соответствии с , и «Здания и сооружения. Словарь. Часть 1. Общие термины».

В настоящих рекомендациях применяются следующие сокращения:

Р-ССК-04-2016 Рекомендации о порядке ведения специальных журналов учёта выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства (по состоянию на 01.10.2018)

СОЮЗ СТРОИТЕЛЬНЫХ КОМПАНИЙ УРАЛА И СИБИРИ Р-ССК-04-2016 Рекомендации актуализированы по состоянию на 01.10.2018 г. Настоящие рекомендации, о порядке ведения специальных журналов учёта выполнения работ, при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства разработаны специалистами ООО «Инжстройпроект» И.Е.Видениным, С.А.Дацко.

Рекомендации разработаны на основании технического задания от 10.05.2016, утверждённого генеральным директором Челябинского межрегионального Союза строителей, и утверждены общим собранием ССК УрСиб, протокол от 20.10.2016 N 19. Рекомендации предназначены для строительных организаций, членов ССК УрСиб, выполняющих функции генерального подрядчика, подрядчика, субподрядчика при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства, а также для застройщиков и технических заказчиков. Рекомендации разработаны с учетом требований нормативных документов, регламентирующих требования к порядку и правилам ведения исполнительной документации при строительстве объектов капитального строительства.