Как красиво подшить в папку годовой бухгалтерский отчет

Как подшивать бухгалтерские документы


2 сентября 2011 Автор КакПросто! Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, который разрабатывает организация и утверждает в своей учетной политике.

Каждый главный бухгалтер организации сам решает, как хранить документы.

Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета. Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для малых предприятий. Статьи по теме:

Фото годовой отчет как подшивать

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

5 Накладные по материальным ценностям, поступившим от поставщиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Особый порядок подшивки для счетов-фактур.

Брошюровочная машина Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  1. документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
  2. бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

  1. Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.
  2. Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.

Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  • Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  • Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  • Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  • На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  • После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки: На 4 дырки Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

Фото годовой отчет как подшивать

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству.

В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков. У бухгалтеров постоянно возникает необходимость прошивать документы.

Практически все документы прошиваются, это авансовые отчёты, накладные на списание материалов, касса, банк, накладные на поступившие товары, документы по реализации, счёт-фактуры, документы по заработной плате и многие другие.

Законом не предусмотрены точные инструкции и нормативные акты, которые бы поясняли, как правильно прошивать бухгалтерские документы. Есть ряд требования различных инстанций, например, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно прочитать в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Нумерация листов Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.

Подшиваться документы должны в хронологическом порядке или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию.

Как правильно сшить кассовую книгу — образец?

> > > 22 мая 2020 Как сшить кассовую книгу — образец и общепринятая методика формирования книги приведены ниже.

Данная статья актуальна практически для всех бухгалтеров, которые не хотят допустить наложения штрафов за нарушение кассовой дисциплины.

Несмотря на то, что большая часть привычных ранее кассовых документов отменена после введения онлайн-касс, кассовая книга по-прежнему остается обязательным для оформления документом. Подробнее о том, какие кассовые документы сейчас можно не оформлять и почему, узнайте из материала .

Существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга.

Опишем все известные способы сшивания книги. Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.
Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу, разберемся, зачем это надо делать. Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений.

То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир.

Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные. Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу.

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец на фото и сама инструкция представлены ниже). Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира.

Как подшивать бухгалтерские документы

На любом предприятии принято издавать документы и содержать огромное количество бумаг, которые связаны с осуществляемой деятельностью.

Все эти документы нуждаются в строгой систематизации, иначе все документы перепутаются, и на предприятии наступит путаница.

Обычно кадровые специалисты сшивают документы, чтобы листы точно не потеряли, и документ был единым целым.

Вариантов прошивки документов имеется много, а также существует определенный порядок прошивки, который обязательно должен знать каждый делопроизводитель. Как прошивать документы правильно, что для этого потребуется и чем нужно руководствоваться при этом?

Рассмотрим эти вопросы ниже. Далеко не все документы должны подлежать прошивке, и по этой причине очень важно понять, какие именно из них подойдут для такой процедуры.

Понятно, что документ, который состоит из одного листа, не подлежит прошивке.

В целом, кадровые специалисты должны заниматься сшивкой следующих документов:

  • Приказы для личного состава.
  • Приказы для общего состава.
  • Штатное расписание.

Что касается бухгалтерских служб, то их сотрудники должны сшивать:

  • Авансовые отчеты.
  • Оборотные ведомости.
  • Ведомости о зарплате.
  • Путевые листы.
  • Накладные.
  • Кассовые книги.
  • Счета-фактуры.
  • Акты выполненных работ.

Также информация о сшивании нитками потребуется и в тех ситуациях, когда сотрудникам приходится работать с копиями документов, принятых от юридических лиц.

Иными словами, данная процедура будет касаться документов для почти всех структурных подразделений организаций, и при этом разница в проведении данного процесса будет заключаться только в способе его выполнения.

Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов. К ним нужно отнести: На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов.

Как сшивать авансовые отчеты за месяц

» Алименты 17728 Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги.

Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет». Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Газета № 29/2008 Сотрудник вернул всю полученную под отчет сумму.

Нужно ли оформлять ? Нет, не нужно. Авансовый отчет необходим, чтобы подтвердить расходы компании.

Можно ли составлять авансовый отчет только раз в месяц? Формально это нарушение порядка.

Выдать деньги под отчет можно при условии, что сотрудник уже отчитался за ранее полученный аванс (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40). Прошивать документы необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.
Есть только указания о том, как это сделать:

  1. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).
  2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  3. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Как красиво подшить в папку годовой бухгалтерский отчет

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.

В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела.

Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.

  1. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции: Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель.

Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Каждый том подшивается. Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу.

Тема: Как правильно сшивать бухгалтерские документы

У бухгалтеров постоянно возникает необходимость прошивать документы.

Практически все документы прошиваются, это авансовые отчёты, накладные на списание материалов, касса, банк, накладные на поступившие товары, документы по реализации, счёт-фактуры, документы по заработной плате и многие другие. Законом не предусмотрены точные инструкции и нормативные акты, которые бы поясняли, как правильно прошивать бухгалтерские документы. Есть ряд требования различных инстанций, например, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно прочитать в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нумерация листов Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки для обеспечения их сохранности.

Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.

Подшиваться документы должны в хронологическом порядке или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Как сшивать документы

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают.

Это занятие требует аккуратности и внимательности. и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

  1. ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
  2. Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.
  3. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

  1. приказы личного и общего состава;
  2. накладные;
  3. кассовая книга;
  4. другие документы.
  5. счета — фактуры;
  6. путевые листы;
  7. ведомости по заработной плате;
  8. акты выполненных работ;
  9. авансовые отчеты;
  10. штатное расписание;

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами.

Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4.

Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем.

Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений. Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

» » » »

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству.

В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве. В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.

Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  1. акты выполненных работ;
  2. штатное расписание;
  3. отчеты (например, авансовый отчет);
  4. кассовая книга;
  5. ведомости.
  6. счет-фактуры;
  7. приказы (как общие, так и личные);

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях. Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись. Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  1. Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
  2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Как правильно подшивать документы в бухгалтерии

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив.

Но на практике это совершенно не так.

Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства. Приходится все делать заново.Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:

  1. Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
    • приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
    • инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
    • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.
  2. Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
  3. инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
  4. методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.
  5. Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело.

    Термины и определения».

  6. приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;

Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так.

Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

  1. Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный
  2. Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.

Как правильно сшивать документы

Прошивать документы необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив. Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Содержание статьи Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

  • ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  • Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).
  • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями. Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  1. приказы общего состава,
  2. штатное расписание.
  3. приказы личного состава,

Бухгалтеры прошивают:

  1. авансовые отчеты,
  2. акты выполненных работ,
  3. кассовую книгу,
  4. путевые листы,
  5. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
  6. счета-фактуры,
  7. оборотные ведомости по материальным средствам,
  8. накладные,

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

  1. Специальное оборудование.
  2. Нитки;
  3. Степлер;

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.